新規営業におけるアポ取り電話の極意:例文スクリプトや取り方のコツ、架ける時間帯など徹底解説

アポ取り

新規開拓営業において、アポ取り活動は非常に重要な取り組みだろう。ただ、一般的にそこまでノウハウが得られる機会がなく、基本的には社内の上司や自身で日々創意工夫されている方が多いと思う。

・最近、営業職でアポ取りを始めたが、どのようにすればアポが取れるのか全くわからない
・アポ取りの際、トーク出だしの部分などいつも同じところで切られてしまう
・キーマンに繋がる前にかなりの確率で受付でブロックされてしまう
 

そこで今回は、上記のような方向けに私がこれまで実際にしてきたアポ取り活動の経験をもとに、少しでも参考になるような情報をお伝えできればと考えている。

ちなみに在籍した企業では営業パーソンが全国に400名ほど、そのほとんどの人間が新規開拓営業をしており、毎年約1000社ほど新規顧客を増やしているため、恐らく他と比べてもその新規開拓力は高いと感じている。

前提共有

その前に、私自身がどのような会社でどのような営業活動をしてきたのかを事前に共有できればと思う。

・会社概要:設立約10年、売上100億程のベンチャー
・取り扱い商材:人材系のコンサルティングサービス(BtoB)
・商材単価:300万〜500万
・営業スタイル:新規開拓95%、既存顧客フォロー5%
・担当地域:首都圏をメインに1都6県(コロナで全国に広がる)
・担当顧客:経営者
・開拓手法:テレアポをメインに、過去接触企業へのメール、手紙など

また、以下これまで約4年間で実践してきたアポ取り(テレアポ・架電)の内容だ。

・累計電話数:約50,000件
・累計新規商談数:約600件
・累計受注数:約60件

※上記内容で、アポ取りに関しては社内トップレベル



アポ取りの考え方

色々な考え方はあるが、営業最終的なゴールはご契約を頂戴することだとした場合に、アポ取得段階でのKPIとしては、「アポ質×アポ数(量)」に分解される。ここでは汎用性高い内容にするため、質に大きく関わるリストアップ要素がないアプローチ段階では一旦、アポ数(量)に焦点を絞ってお伝えする。

もちろん、自社の商品サービスの需要がありそうな先に、然るべき内容を伝えることがアポ取得の確率を高めるためには重要である。明らかにニーズのないであろう先に電話をしても取れる確率は低く、仮に取れたとしても受注する確率も低いだろう。

そのための”リストアップ”という工程が非常に重要である。商材にもよるが、このリストアップが営業成果の可否の6割を占めると考えても大袈裟ではないくらいだ。以下、そのリスト精度を高めるための有効なツールを無料から有料のものまで紹介した内容なので、参考にしてほしい。

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アポ数最大化のための考え方

必要なスキル(質)

話し方 × 話す内容 × (架ける時間帯)

行動(量)

コール数(電話数)

結果(質×量)

繋がり率(繋がり数/コール数) × アポ率(アポ取得数/繋がり数)の最大化

具体的な内容

話し方

適度な声量で、抑揚のある、流暢な話し方(=つまりストレスがなく耳にはいる)

話す内容

相手にメリットのある(≒儲かる)内容を具体的に(提案内容の具体性×その儲かり度合い)→売上に直結or即効性のあるコスト削減提案など
 

テレアポの要素分解をすると上記のような形で非常にシンプルになるが、それぞれのステップにおける巧拙はかなりある。

また、電話アプローチにおけるプロセスとして、受付→担当者→経営者(意思決定権者)という流れがあり、会社規模にもよるが、意外とこの受付突破で苦戦を強いられる方も多いのではないだろうか。そのため、次に「受付突破」についてお伝えしていきたい。



受付突破のコツ

受付突破をするには、ほぼすべてケースで以下要素が重要だ。

①取り次いでも良いと思われる(no problem)
②取り次がなければならないと思われる(must)
 

①取り次いでも良いと思われる(no problem)

①の良いと思われる心情としては、「既存取引先」「知り合い」というような、普段から付き合いのある「話し方」×「話す内容」が重要である。これは想像していただければ具体的な取り組みに関しては問題ないかと思うが、イメージとしては普段近しい人と話す敬語版という感じだ。

②取り次がなければならないと思われる(must)

次に、②のしなければならないと思われる心情としては、「義務感」「緊急性」というような、例えば警察やご家族からの内容、事故やクレーム対応など緊急性を要する内容のイメージで、要は「〇〇社代表の〇〇です」というような権威性のある内容ということだ。

後は、突破ということではないが、そもそも受付の居ない時間帯や電話番号を狙って架けることも非常に有効なので、9時以前や18時以降、番号下一桁をひとつずらすなどは試す価値は十分にある。

受付突破トークフレーズ(例文)

以下、更に各論の内容をいくつか列挙したので参考にしてほしい。

・業界によって受付への話し方を多少変える(建設会社とシステム会社では多少雰囲気が異なる)

・一発目の挨拶のバリエーションを増やす(単に営業電話と思われるため)
→初めは必ず「お世話になっております」だけではない。自社名を先に伝えることも有効
→先に用件を言って社長(キーマン)を打診をすることも考える
→会社名ではなく、自分の名前を強調する(名前で社長からNGはほぼ受けないが、会社名でのNGはかなりあるため)

・受付からの質問はほぼ決まっている(対策、準備が可能ということ)
→ツッコミまれて驚いたり、変な間が空いたりするとその先に繋がらない。

・用件を聞かれても簡単に引き下がらない
→単純に用件を聞いていることも多いため、その度に引き下がると一生キーマンに繋がらない
→要件を確認されたら、「ちょっと社長にお伝えする件があったものでして、お手すきであればで結構なのですが、お願い出来ますか」と話す
→それでも細かく用件を聞かれる場合は、堂々とその企業向けの簡単なスクリプトを話す。

ここで重要なのが、先ほどお伝えした相手にメリットのある内容を具体的に話す、という観点は対受付の場合は、あまり意味を成さないということだ。あくまで、意思決定権者、あるいはそこに近しい立場の方に話す場合に必要な要素である。

逆に、〇〇なサービスです、〇〇(間接的な)なことができます、という具体性に欠ける内容では、よくある営業電話の一つになってしまい、具体的なメリットも伝わらず断れるケースがほとんどだ。

経営者(意思決定権者)に対して

受付突破後、キーマンに電話が繋がった際に抑えておきたい内容をお伝えしたい。

・業界ごと、社長のタイプ(年齢、性別、その他特徴)で話すスピード、間のとり方を多少変える(不動産と製造業、ベンチャー企業の社長と業歴長い60歳の社長など)
・第一声目は、意識をして、「得な情報を貰える」と思ってもらえるように、大きく、ハキハキと切れのある話し方を心がける。

トークの流れ

繋がった後の実際の流れとしては以下のようなイメージだ。

①ワントーン明るめの比較的元気のある感じで、電話に出ていただいた感謝の意を述べる

②次に「○○の○○です」という自己紹介をし、まずは今回お電話した目的・結論を端的に伝える(相手に時間がなく、ご多用であればあるほど、メリットを先に伝えます。)

③そして、その内容を肉付けするように、具体的にどのように行うのか、なぜそれが可能なのかなど、結論の内容に対してなるほど、と思ってもらえるような内容を伝える

④その後も話ができる状況であれば、他社事例もさらっと話せると有効だ

⑤③、④あたりで雰囲気的に問題なさそうであれば数回は日程打診を行う

ここで補足としては、具体的な内容を伝えはするものの、すべての細かい内容は話しすぎても逆効果で、料金についてもおおよその金額感をお伝えすれば十分だ。

総括

今回は特に中小企業の経営者や各セクションの責任者クラスへのアポ取りについてお伝えしてきた。アポ取りと言葉で聞く以上の奥深さがあり、広告などのインバウンド手法も有効だが、アポ取りというアウトバウンド型の手法もやり方次第ではお互いに非常に有益な機会に繋がる取り組みだ。

もし新規開拓やアポ取得などでお困りの企業があれば、世の中には様々な営業代行会社やアポ取得を効率的に行うサービスも多くあるので、一度自社にあった手法が他にもあるのかは検討してみると良いだろう。もちろん、私で相談に乗れることがあれば一度お問い合わせいただければと思う。